1️⃣ Định nghĩa
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2️⃣ Tại sao phải thực hiện chuyển đổi?
Cơ sở pháp lý để thực hiện việc chuyển đổi:
Căn cứ khoản 2 Điều 151 Luật Quản lý thuế quy định hiệu lực thi hành: “ Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Căn cứ Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hóa đơn chứng từ có điều khoản xử lý chuyển tiếp (Nghị định 123)
Căn cứ Điều 12 Thông tư 78/2021/ TT- BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 về hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123 có điều khoản hướng dẫn xử lý chuyển tiếp sau: “Từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư này theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế. Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.” (Thông tư 78)
Bên cạnh đó, tại khu vực Hồ Chi Minh, căn cứ vào Quyết định 1832/QĐ-BTC ngày 20 tháng 9 năm 2021 về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại tại Thành phố và Thông báo 16172/TB-CTTPHCM ngày 10 tháng 12 năm 2021 Cục Thuế Thành phố về việc chuyển đổi áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 bắt đầu từ ngày 21/11/2021.
Ngoài ra, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Do đó, nhiều người chọn phương thức chuyển đổi này để thỏa mãn các yêu cầu trên.
3️⃣ Quy trình chuyển đổi như thế nào?
Bước 1: Doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đăng ký sử dụng HDDT theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định 123) thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử
Bước 2: Ngay sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ có phản hồi về việc tiếp nhận tờ khai thành công
Tiếp theo, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận tờ khai đăng ký, hệ thống sẽ phản hồi theo mẫu Thông bao 01/TB-ĐKTĐ là chấp nhận hay không chấp nhận đến địa chỉ email đã đăng ký trên Mẫu 01. Vì vậy người nộp thuế cần rà soát kỹ địa chỉ email để nhận được các thông báo của cơ quan thuế
Bước 3: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT thì các doanh nghiệp, tổ chức phải ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn cũ theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu 01 báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử
Bước 4: Doanh nghiệp, tổ chức bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123, Thông tư 78
4️⃣ So với E-invoice trước đây thì Hóa đơn điện tử theo Thông tư này có ưu điểm gì?
Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC đã khắc phục những nhược điểm của hóa đơn đặt in và hóa đơn tự in.
Thứ nhất không bị bị sót, người bán hàng có thể dễ dàng thu thập dữ liệu, doanh thu trong ngày ngay thời điểm đó. Bên cạnh đó việc báo cáo một cách dễ dàng, hóa đơn có thể sao lưu ra nhiều bản và có giá trị như nhau.
Trên hóa đơn có sử dụng CKS công cộng ghi nhận chính xác nội dung. Khi thay đổi chỉ cần thay đổi một hoặc các dòng hóa đơn, dữ liệu trên hóa đơn đã được ký số thì xác thực hóa đơn sẽ không xác thực được hoặc phần mềm sẽ báo là hóa đơn đã bị chỉnh sửa, không hợp lệ. Như vậy sẽ rất khó để làm giả.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn các nhược điểm như mỗi nhà cung cấp không theo quy chuẩn nào. Có nhà cung cấp theo định dạng PDF, nhà cung cấp theo định dạng xml, mỗi nhà cung cấp đều có cấu trúc riêng nên không thể sử dụng chung một phần mềm. Đối với kế toán khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào thì vất vả, phải mở hóa đơn từ nhà cung cấp khác nhau, nếu họ không đưa bản thể hiện thì cũng không có cách nào biết hóa đơn. Hóa đơn Thông tư 32/2011/TT-BTC vẫn áp dụng chính sách của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, chúng ta vẫn phải thực hiện việc thông báo phát hành, quản lý theo ký hiệu và thực hiện thông báo phát hành từng lần theo ký hiệu gửi đến cơ quản thuế, sau khi được chấp nhận thì mới thực hiện được.
Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đã khắc phục hết tất cả các nhược điểm này.
Thứ nhất, người nộp thuế chỉ cần đăng ký một lần duy nhất. Người nộp thuế chỉ cần gửi mẫu.
Thứ hai, doanh nghiệp không cần phải báo cáo tình hinh sử dụng hóa đơn, tất cả các hóa đơn sẽ được chuyển về cơ quan thuế.
Thứ ba, tự quản lý mẫu, ký hiệu hóa đơn.
Bên cạnh đó còn nhiều lợi ích khác kế thừa được từ các loại E-invoice trước đây: lưu trữ được nhiều bản và có giá trị như nhau; thông tin hóa đơn được cơ quan Thuế tiếp nhận và lưu trữ; hóa đơn đều có quy chuẩn chung; dữ liệu cập nhật nhanh chóng, phục vụ nhu cầu quản lý.
_____________________
Ảnh minh hoạ: hcmtax.gov.vn
⚜D&P hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn!
🔅Truy cập Fanpage để cập nhật thêm nhiều thông tin pháp lý khác./.
