Trong quá trình tư vấn và làm việc với khách hàng thời gian gần đây, DP Law Firm ghi nhận nhiều trường hợp Doanh nghiệp mới thành lập được cấp Giấy phép kinh doanh nhưng không thể hoàn tất thủ tục đăng ký thuế. DP Law Firm xin được chia sẻ về vấn đề trên cụ thể như sau:
1. Thực tế đang xảy ra
Nhiều Doanh nghiệp, cá nhân muốn thành lập Công ty lựa chọn thuê Văn phòng ảo vì chi phí thấp (chỉ khoảng 300.000 – 500.000 đồng/tháng) và không có nhu cầu sử dụng mặt bằng thực tế. Thông thường, Hợp đồng cho thuê Văn phòng ảo sẽ kéo dài 1–2 năm và trả trước toàn bộ tiền thuê, sau đó sử dụng địa chỉ này để thành lập Doanh nghiệp.
Và thực tiễn, khi sử dụng địa chỉ Văn phòng ảo quy trình thành lập Doanh nghiệp sẽ diễn ra như sau:
– Bước 1: Đăng ký Doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư => được cấp Giấy phép.
– Bước 2: Đăng ký thuế, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử => bị Cơ quan thuế để trạng thái treo (chưa duyệt) hoặc từ chối.
Lý do Cơ quan thuế đưa ra là địa chỉ trụ sở là “Văn phòng ảo” nghi ngờ lập Công ty “ma” để mua bán hóa đơn và nội dung từ chối này chủ yếu được trao đổi trong quá trình làm việc, chưa được thể hiện bằng văn bản chính thức.
2. Vì sao luật không cấm nhưng Cơ quan thuế vẫn từ chối?
Hiện nay, pháp luật không cấm sử dụng Văn phòng ảo làm trụ sở Công ty nhưng việc siết chặt quản lý thuế để hạn chế tình trạng lập “Công ty ma” để mua bán Hóa đơn là thực tiễn hiện hữu.
Cơ quan thuế nắm rõ các địa chỉ Văn phòng ảo trên địa bàn mình quản lý và đánh giá rủi ro cao đối với các địa chỉ này nên việc tạm dừng duyệt đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (Hóa đơn GTGT) là biện pháp thích đáng để quản lý hạn chế rủi ro, không xuất phát từ lỗi trực tiếp của Doanh nghiệp hay bên cho thuê Văn phòng ảo.
3. Rủi ro đối với Doanh nghiệp
Khi bị từ chối đăng ký hóa đơn, Doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro sau:
– Không thể xuất hóa đơn GTGT cho Khách hàng, không thể triển khai hoạt động kinh doanh.
– Hoạt động bị đình trệ dù đã có Giấy phép.
– Mất hoàn toàn chi phí thuê Văn phòng ảo đã trả trước (vì Hợp đồng thuê Văn phòng ảo thường do bên cho thuê soạn sẵn, không có cơ chế hỗ trợ hoặc hoàn tiền khi xảy ra sự cố).
– Doanh nghiệp buộc phải chuyển trụ sở sang địa chỉ có thật, phát sinh thêm nhiều thời gian và chi phí.
4. Quan điểm và khuyến nghị
DP Law Firm khẳng định:
– Văn phòng ảo là mô hình dịch vụ hợp pháp.
– Trước đây, nhiều Công ty vẫn được chấp thuận duyệt phát hành hóa đơn tại Văn phòng ảo. Tuy nhiên, xu hướng Quản lý thuế hiện nay đã thay đổi, Doanh nghiệp cần cân nhắc rủi ro trước khi lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở.
Để đảm bảo an toàn pháp lý và hoạt động ổn định, DP Law Firm khuyến nghị:
– Doanh nghiệp có nhu cầu hoạt động thực tế, xuất hóa đơn nên thuê địa chỉ trụ sở có văn phòng làm việc thật dù chi phí cao hay diện tích nhỏ hơn.
Trường hợp vẫn cân nhắc Văn phòng ảo, Doanh nghiệp cần:
+ Hiểu rõ rủi ro;
+ Tránh ký hợp đồng dài hạn, trả trước toàn bộ tiền thuê;
+ Tham vấn kỹ đơn vị tư vấn pháp lý trước khi quyết định thuê trụ sở.
***Lưu ý: Bài viết này không nhằm ảnh hưởng đến lợi ích của các đơn vị cho thuê Văn phòng ảo, mà nhằm bảo vệ quyền lợi của Doanh nghiệp và Cá nhân có nhu cầu thành lập Công ty.
