Soạn thảo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nói chung (bao gồm nhưng không giới hạn như: thành lập, đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi, cập nhật thông tin,…) thì đối với ai có chuyên môn về pháp lý, hành chính nhân sự, kế toán thì đều được nhận định là loại thủ tục “Dễ”.
“Dễ” ở đây được hiểu là các dạng hồ sơ này đã có Biểu mẫu luật định và Biểu mẫu tham khảo được hướng dẫn chính thức bởi Cơ quan có thẩm quyền và bất cứ ai cũng có thể truy cập và hoàn thiện các Biểu mẫu này để nộp hồ sơ.
Tuy nhiên, các dạng hồ sơ loại này đòi hỏi tính cẩn thận và chi tiết cao, tùy thuộc vào quan điểm hợp lý của từng Chuyên viên trực tiếp xử lý hồ sơ nữa nên tình trạng sửa đổi, bổ sung một vài lần là điều khó tránh khỏi nhưng nếu sửa đổi quá nhiều – thời gian kéo dài thì sẽ ảnh hưởng tới những công việc khác quan trọng hơn của doanh nghiệp.
Vì vậy, qua thực tiễn công việc, D&P Legal xin phép chia sẻ một số lỗi thường gặp và cách khắc phục để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của các Bạn được xử lý nhanh chóng hơn nhé, cụ thể như sau:
1. Giấy ủy quyền
Ngoài các thông tin cơ bản theo quy định, còn phải có “Số điện thoại” và “Địa chỉ liên hệ” của Người ủy quyền và Người được ủy quyền.
2. Số điện thoại của Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi nộp bất cứ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần kiểm tra xem hiện tại Số điện thoại của Công ty, Chi nhánh,… mình đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay chưa.
Nếu vẫn chưa, hãy tiến hành đồng thời thủ tục cập nhật Số điện thoại với thủ tục khác mà Doanh nghiệp bạn cần.
3. Thay đổi Người đại diện theo pháp luật cùng lúc với các thay đổi khác
Khi thay đổi Người đại diện theo pháp luật (đối với Công ty chỉ có 01 Người đại diện theo pháp luật) thì câu hỏi đặt ra người đại diện theo pháp luật hiện tại hay người đại diện theo pháp luật mới sẽ ký vào toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp?
Vì vậy, để thuận tiện nhất, hãy chủ động tách thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nộp trước và được chấp thuận, sau đó mới thực hiện các thủ tục còn lại.
4. Các đề cập đến Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khuyến khích cách ghi đầy đủ như sau:
… theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số:… do Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh/Tp…. cấp lần đầu ngày:…/…/…, thay đổi lần thứ n ngày:…/…/… (với “n” là lần thứ hiện tại).
5. Cách ghi Vốn (vốn điều lệ, phần vốn góp, cổ phần,…)
Cách ghi: sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,)
Ví dụ:
– Cách ghi sai: 101,000,000 đồng (tương đương 10.1% vốn điều lệ);
– Cách ghi đúng: 101.000.000 đồng (tương đương 10,1% vốn điều lệ).
6. Một thành viên chuyển nhượng phần vốn góp của mình cho nhiều người khác
Ví dụ, thành viên A chuyển nhượng phần vốn góp của mình lần lượt cho B, C và D thì
tách riêng ra từng Hợp đồng chuyển nhượng riêng biệt nhau, sẽ có:
– Hợp đồng chuyển nhượng giữa A và B;
– Hợp đồng chuyển nhượng giữa A và C;
– Hợp đồng chuyển nhượng giữa A và D.
7. Chữ ký của Người có thẩm quyền không thống nhất với hồ sơ Sở Kế hoạch và Đầu tư đã lưu trữ trước đó
Có 03 phương án có thể khắc phục:
– Người có chữ ký không thống nhất ký lại theo đúng chữ ký cũ trước đây đã từng ký;
– Người có chữ ký không thống nhất lên ký vào Biên bản xác nhận chữ ký của mình trực tiếp trước Chuyên viên xử lý hồ sơ (vụ việc được lập thành Biên bản, có các đại diện ở Phòng Đăng ký kinh doanh chứng kiến và ký xác nhận);
– Người có chữ ký không thống nhất đến Ủy ban nhân dân cấp Xã hoặc Văn phòng công chứng thực hiện chứng thực chữ ký của mình đối với 01 trong số tổng các tài liệu cần nộp, sau đó nộp kèm theo Văn bản đã xác thực chữ ký đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
8. Các vấn đề cần biểu quyết trong Biên bản họp (nếu có)
Tại Biên bản họp, nêu nội dung các vấn đề theo từng Mục (là I, II, III,… chẳng hạn) và tỷ lệ biểu quyết tương ứng đối với từng vấn đề (tức là, không được gộp lại tất cả vấn đề để biểu quyết chung).
…
Và còn rất nhiều lưu ý khác tương tự, D&P Legal sẽ gửi đến Bạn trong các đợt sau.
Hy vọng những chia sẻ nêu trên của D&P hữu ích với Bạn.
