Tiếp nối bài viết trước, D&P sẽ đem đến cho mọi người bài viết liên quan đến vấn đề này của hợp đồng điện tử cũng như đề xuất các biện pháp cho doanh nghiệp nhằm hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Thứ nhất, những “điểm sáng” của HĐĐT trong hoạt động của Doanh nghiệp.
1️⃣Kết hợp với chữ ký số tạo nên sự tiện lợi, nhanh chóng, minh bạch:
HĐĐT có thể được ký kết ở bất kỳ nơi nào, bất cứ thời gian nào mà không bắt buộc các bên phải gặp mặt trực tiếp. Vì vậy hợp đồng vẫn được ký kết, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong trường hợp cấp quản lý đi công tác hay trong trường hợp giãn cách xã hội kéo dài nhiều tháng do COVID-19 vừa xảy ra. Bên cạnh đó do sử dụng công nghệ thông tin nên công việc trở nên nhanh chóng, chính xác và hạn chế các hành vi không minh bạch.
2️⃣ Hiện đại hóa công tác quản lý, lưu trữ và tìm kiếm giấy tờ:
So với hợp đồng giấy thông thường gây tốn kém chi phí quản lý và lưu trữ, thì hợp đồng điện tử đã giải quyết được hết toàn bộ các vướng mắc liên quan đến vấn đề lưu trữ và tìm kiếm. Tất cả các hợp đồng được sắp xếp khoa học trên hệ thống phần mềm bên thứ ba hoặc trên mạng dữ liệu máy tính của doanh nghiệp. Thay vì dùng sức người như cách làm truyền thống thì với HĐĐT và sự hiện đại của công nghệ ngày nay, hợp đồng có thể dễ dàng truy cập, tra cứu các hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký, hợp đồng trả lại.
3️⃣ Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, bảo vệ môi trường:
Tất cả những ưu điểm trên đều dựa trên một mục đích cao nhất – đó là giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Với HĐĐT, mọi thao tác của người dùng từ tạo lập, kiểm duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng được xác thực qua internet một cách nhanh chóng, không cần phải tốn kém chi phí thời gian cho việc in ấn, chuyển phát hợp đồng hay di chuyển đến địa điểm để ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng.
4️⃣ Nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng hội nhập kinh tế quốc tế:
Nhờ việc tích cực ký kết HĐĐT mà các doanh nghiệp nhỏ của Việt Nam ở vùng sâu, vùng xa cũng có thể dễ dàng tiếp cận với các thị trường rộng lớn ở trong nước cũng như ngoài nước. Mạng Internet làm cho hoạt động kinh tế vượt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tính toàn cầu.
Thứ hai, bên cạnh những ưu điểm trên thì cũng có những rủi ro khiến cho doanh nghiệp còn “dè chừng”, chưa sử dụng HĐĐT.
1️⃣Do hợp đồng điện tử mang tính phi biên giới các bên ký kết hợp đồng không trực tiếp gặp nhau, vì vậy khi xảy ra tranh chấp, rất khó xác định được địa điểm giao kết hợp đồng, đặc biệt là trong các giao dịch quốc tế.
✔Giải pháp: Các bên cần có thêm các thỏa thuận để xác định rõ việc này khi soạn thảo hợp đồng để đảm bảo các rủi ro được giải quyết bởi một cơ quan tài phán hoặc một cơ chế xử lý.
2️⃣ Do tính phi vật chất, vô hình của hợp đồng, khi có tranh chấp cũng rất bất tiện khi không chứng minh được giá trị pháp lý như bản gốc và chữ ký gốc.
✔Giải pháp: Thay vì sử dụng chữ ký điện tử thông thường các bên có thể thỏa thuận sử dụng chữ ký số bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử có uy tín, chất lượng cao để chứng minh giá trị pháp lý như bản gốc với bên thứ ba (cơ quan tài phán, cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng…)*.
3️⃣ Có thể xảy ra trường hợp mất hoặc bị tiết lộ dữ liệu (tài khoản ngân hàng hay nội dung hợp đồng, thông tin cá nhân…), việc này có thể xảy ra khi các bên ủy quyền cho bên thứ ba lưu trữ thông tin hoặc chứng thực dữ liệu. Ngoài ra có thể do trục trặc về mặt kỹ thuật có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc sự sử dụng kỹ thuật công nghệ chưa thành thạo, hạn chế kiến thức về thương mại điện tử (TMĐT), HĐĐT của các bên có thể dẫn đến rủi ro; sự tấn công của hacker có thể tạo ra sự mất an toàn trong công tác bảo mật thông tin doanh nghiệp.
✔Giải pháp: Lựa chọn bên thứ ba uy tín tham gia HĐTM cũng như là quy định rõ nghĩa vụ bảo mật thông tin cho bên thứ ba ngay trong hợp đồng cung cấp dịch vụ với doanh nghiệp**. Bên cạnh đó, doanh nghiệp luôn phải đặt trong trạng thái sẵn sàng nâng cao hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông, chuẩn truyền tải dữ liệu trên Internet, các công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử; tuyển chọn, đào tạo hoặc cử nhân sự đi tham gia các chương trình tập huấn về TMĐT ở các trường đại hoặc cơ quan liên quan nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử – hợp đồng điện tử nhằm xây dựng nên một đội ngũ chuyên gia cho doanh nghiệp.
____________________________________
* Nghị định 85/2021/NĐ-CP ngày 25 tháng 9 năm 2021 quy định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 52/2013/nđ-cp ngày 16 tháng 5 năm 2013 của chính phủ về thương mại điện tử
** Vai trò của người thứ ba trong việc giao kết hợp đồng điện tử, vai trò của bên thứ ba là nhà cung cấp dịch vụ mạng, các tổ chức dịch vụ chứng thực là rất quan trọng vì họ có thể đảm bảo giá trị pháp lý và tính hiệu lực của hợp đồng điện tử. Chính họ là người chuyển, lưu giữ các thông tin điện tử, các thông điệp số, cung cấp chứng thực xác nhận độ chính xác và tin cậy của các thông tin điện tử và các thông điệp số đó.
Ảnh minh hoạ: Trang điện tử megadoc.vn
⚜D&P hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn!
🔅Truy cập Fanpage để cập nhật thêm nhiều thông tin pháp lý khác./.
